Szybkie podsumowanie

• Zmiana cyfrowa: KSeF wprowadza obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) za pośrednictwem centralnego systemu rządowego, co jest rewolucją dla polskiego rynku.
• Termin i zakres: Obowiązek wejścia w życie systemu KSeF został określony na 2026 rok, z różnymi terminami w zależności od typu jednostki, obejmując większość podatników VAT.
• Konieczność adaptacji: Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy IT, przeszkolić personel i zweryfikować procedury wewnętrzne, aby uniknąć sankcji.
• Wsparcie prawne: Skorzystanie z doradztwa prawnego, zwłaszcza firm z międzynarodowym doświadczeniem, takich jak ARROWS Kancelaria Prawna, jest kluczowe dla prawidłowego wdrożenia i rozwiązania potencjalnych problemów.

Czym jest KSeF i dlaczego jest tak ważny?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który został wprowadzony w Polsce w celu usprawnienia obiegu faktur VAT. Od 2026 roku zostanie wdrożony obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za jego pośrednictwem. Oznacza to, że standardowe faktury papierowe oraz te wystawiane w formie elektronicznej (np. PDF), przesyłane dotychczas tradycyjnymi kanałami (e-mail, poczta), będą sukcesywnie zastępowane jednym, scentralizowanym modelem wymiany danych. Podstawą prawną jest ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059), z późniejszymi zmianami.

Celem KSeF jest przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego, zwiększenie efektywności kontroli skarbowej oraz ułatwienie obiegu dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami poprzez ujednolicenie formatu faktur. Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych ma przynieść znaczące korzyści administracji skarbowej, takie jak szybszy dostęp do danych podatkowych i skuteczniejsza walka z oszustwami VAT, ale także ma w dłuższej perspektywie przysłużyć się firmom – poprzez automatyzację procesów i skrócenie czasu rozliczania faktur. Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny wystawiany i otrzymywany za pośrednictwem KSeF, posiadający ściśle określony format XML zgodny ze wzorem logicznym faktury FA(2) opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.

Dlaczego termin 2026 jest kluczowy?

Pierwotnie obowiązek stosowania KSeF dla wszystkich podatników VAT miał wejść w życie w 2024 roku, jednak ze względu na zgłoszone przez przedsiębiorców obawy i konieczność dopracowania systemu, termin ten został przesunięty. Nowy harmonogram, wynikający z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT oraz niektóre inne ustawy, zakłada obowiązkowe wdrożenie systemu KSeF:

• od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.
• od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników VAT.
• od 1 stycznia 2027 roku dla mikroprzedsiębiorców, rolników ryczałtowych oraz podmiotów wystawiających faktury uproszczone i paragony z NIP do 450 zł.

Jest to więc ostatni moment na gruntowne zaplanowanie i przeprowadzenie niezbędnych zmian w firmie, aby uniknąć poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. ARROWS Kancelaria Prawna od lat pomaga firmom w Czechach, na Słowacji i w innych krajach UE w przygotowaniu się do zmian regulacyjnych.

Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale fundamentalna transformacja sposobu, w jaki firmy będą wystawiać i otrzymywać faktury. Dotychczasowa swoboda w wyborze formy faktury (papierowa, e-mail, PDF) zostanie zastąpiona jednym, obligatoryjnym standardem. Każda faktura VAT (z nielicznymi wyjątkami) będzie musiała zostać wystawiona i przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie zostanie jej nadany unikalny identyfikator. Dopiero po uzyskaniu tego identyfikatora faktura zostanie uznana za wystawioną. Oznacza to, że tradycyjne wysyłanie faktur e-mailem bezpośrednio do kontrahenta stanie się niemożliwe.

Przedsiębiorcy będą musieli zintegrować swoje systemy księgowe lub ERP (Enterprise Resource Planning) z KSeF, co będzie wymagało często znaczących inwestycji w oprogramowanie i szkolenia pracowników. Do tej pory ARROWS Kancelaria Prawna pomogła ponad 150 spółkom akcyjnym i 250 spółkom z o.o. w kompleksowym audycie prawnym ich systemów finansowych i operacyjnych pod kątem nowych regulacji. Rozwiązania te były kluczowe m.in. dla firm działających międzynarodowo, w tym w ramach sieci ARROWS International, która na obecnym rynku działa od ponad 10 lat, współpracując z renomowanymi kancelariami prawnymi na całym świecie.

Obowiązki po stronie wystawiającego fakturę

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest kluczowym elementem funkcjonowania w KSeF. Przedsiębiorca będzie musiał korzystać z oprogramowania, które umożliwia generowanie faktur w formacie XML zgodnym ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, a następnie ich przesyłanie do KSeF. Konieczne będzie posiadanie odpowiednich uprawnień do systemu KSeF, które mogą być nadane zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom trzecim (np. biurom rachunkowym). Brak możliwości wysłania faktury do KSeF (np. z powodu awarii po stronie podatnika) będzie wymagał wystawienia faktury offline i późniejszego jej przesłania w ciągu kolejnego dnia roboczego od ustąpienia awarii, nie później niż w terminie, w którym faktura powinna zostać wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Obowiązki po stronie odbiorcy faktury

Odbiorca faktury również będzie zobowiązany do odbierania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF. Oznacza to, że musi zapewnić sobie dostęp do systemu i na bieżąco monitorować otrzymywane dokumenty. Nieodebranie faktury z KSeF nie będzie zwalniać z obowiązku rozliczenia VAT, a wręcz może prowadzić do poważnych komplikacji podatkowych i karnych. W związku z tym, ARROWS Kancelaria Prawna, jako wiodąca czeska kancelaria prawna z siedzibą w Pradze (Unia Europejska), często doradza w zakresie bezpieczeństwa systemów odbiorców, zapewniając zgodność z regulacjami transgranicznymi.

Przygotowanie techniczne i organizacyjne – kluczowe kroki

Proces przygotowania firmy do obowiązkowego KSeF wymaga strategicznego podejścia, obejmującego zarówno aspekt techniczny, jak i organizacyjny. Nie można ograniczyć się jedynie do zakupu oprogramowania; równie ważne jest zrozumienie nowych procedur i przeszkolenie zespołu. ARROWS Kancelaria Prawna często podkreśla, że prawidłowe przygotowanie to inwestycja, która minimalizuje przyszłe ryzyka.

Dostosowanie systemów IT

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest ocena i ewentualne dostosowanie istniejących systemów informatycznych, takich jak systemy księgowe, ERP czy systemy do zarządzania sprzedażą. Muszą one być w stanie generować faktury w wymaganym formacie XML i komunikować się z Krajowym Systemem e-Faktur za pośrednictwem API (Application Programming Interface). W wielu przypadkach będzie to wymagało aktualizacji oprogramowania, zakupu nowych modułów lub nawet całkowitej zmiany dostawcy systemów. Wybór odpowiedniego rozwiązania IT, które będzie skalowalne i bezpieczne, jest fundamentalny dla płynnego przejścia na KSeF.

microFAQ – Wskazówki prawne dot. integracji systemów

1. Czy mogę używać darmowego narzędzia KSeF oferowanego przez Ministerstwo Finansów? Tak, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF, jednak ich funkcjonalność jest często ograniczona i mogą nie być wystarczające dla firm o dużej liczbie transakcji lub skomplikowanych procesach biznesowych. W takich sytuacjach zalecane jest zainwestowanie w komercyjne rozwiązania. ARROWS Kancelaria Prawna może pomóc w ocenie, czy darmowe narzędzie jest wystarczające dla Państwa firmy, lub doradzić w wyborze komercyjnego oprogramowania – prosimy o kontakt pod office@arws.eu.

2. Co to jest API i czy moja firma musi je rozumieć? API (Application Programming Interface) to zestaw reguł i protokołów, które umożliwiają różnym aplikacjom komunikowanie się ze sobą. Wasze oprogramowanie księgowe będzie prawdopodobnie korzystać z API KSeF do automatycznego przesyłania i odbierania faktur. Nie musicie Państwo rozumieć technicznych szczegółów API, ale Państwa dostawca oprogramowania lub IT musi zapewnić, że integracja jest prawidłowa. W przypadku problemów ARROWS Kancelaria Prawna oferuje doradztwo techniczno-prawne w ramach swojej oferty dotyczącej compliance (zgodności z przepisami), dostępnej pod adresem office@arws.eu.

Szkolenie pracowników

Kolejnym kluczowym krokiem jest przeszkolenie pracowników, którzy będą odpowiedzialni za wystawianie, odbieranie i przetwarzanie faktur. Obejmuje to działy księgowości, sprzedaży, zaopatrzenia, a także personel zarządzający. Ważne jest, aby wszyscy zrozumieli nowe procedury, format faktury ustrukturyzowanej oraz konsekwencje nieprzestrzegania regulacji. Skuteczne szkolenia minimalizują ryzyko błędów ludzkich i zapewniają płynność operacyjną. ARROWS Kancelaria Prawna regularnie organizuje warsztaty i szkolenia z zakresu zmian prawnych w UE dla swoich klientów.

Weryfikacja i aktualizacja procedur wewnętrznych

Wdrożenie KSeF to doskonała okazja do przeglądu i aktualizacji wewnętrznych procedur firmy dotyczących obiegu dokumentów, akceptacji faktur, rozliczeń i archiwizacji. Nowe regulacje mogą wymagać zmian w polityce zakupowej, procesach akceptacji kosztów czy procedurach windykacyjnych. Warto również zweryfikować umowy z kontrahentami, zwłaszcza w kontekście zapisów dotyczących sposobu dostarczania faktur. Pomogliśmy wielu gminom i regionom (ponad 50 klientów) dostosować ich wewnętrzne regulaminy do nowych wymogów prawnych.

Proces KSeF krok po kroku – uprawnienia, wystawianie, odbieranie

Zrozumienie, jak w praktyce będzie wyglądał obieg faktur w KSeF, jest fundamentalne dla każdego przedsiębiorcy. Poniżej przedstawiamy uproszczony schemat działania systemu, wraz z kluczowymi aspektami prawnymi i praktycznymi.

Uzyskanie i zarządzanie uprawnieniami

Aby móc korzystać z KSeF, firma lub upoważnione przez nią osoby muszą uzyskać odpowiednie uprawnienia. Realizuje się to zazwyczaj poprzez:

• Profil Zaufany
• kwalifikowany podpis elektroniczny
• pieczęć elektroniczną
• specjalne uprawnienia nadawane w systemie KSeF. Ważne jest, aby proces nadawania, zmiany i odbierania uprawnień był zarządzany w firmie w sposób bezpieczny i zgodny z wewnętrznymi regulacjami. ARROWS Kancelaria Prawna, z jej 10-letnim doświadczeniem w obsłudze cross-border, doradza w zakresie zarządzania dostępem i bezpieczeństwa cyfrowego.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Proces wystawiania faktury rozpoczyna się od jej wygenerowania w oprogramowaniu firmy (np. systemie ERP). Faktura musi być zgodna z wzorem logicznym FA(2) określonym przez Ministerstwo Finansów. Po wygenerowaniu faktury w formacie XML, jest ona przesyłana do KSeF. System KSeF waliduje fakturę (sprawdza jej poprawność formalną) i nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero wtedy faktura jest uznawana za wystawioną i dostępna dla odbiorcy.

Odbieranie faktur ustrukturyzowanych

Odbiorca faktury musi regularnie logować się do KSeF (za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego) lub mieć zintegrowany system, który automatycznie pobiera faktury. System KSeF pełni rolę centralnego repozytorium wszystkich faktur. Kluczowe jest, aby proces odbioru był monitorowany, a faktury były pobierane, sprawdzane i przetwarzane w odpowiednim czasie. Należy pamiętać, że data otrzymania faktury w KSeF jest datą jej doręczenia, niezależnie od tego, kiedy faktycznie zostanie pobrana lub przetworzona przez firmę.

Wyjątki od KSeF i transakcje międzynarodowe

Chociaż KSeF stanie się obowiązkowy dla większości transakcji B2B (Business-to-Business) na terenie Polski, istnieją pewne wyjątki oraz specyficzne zasady dotyczące transakcji międzynarodowych, które każda firma powinna znać.

Transakcje nieobjęte KSeF

Do wyjątków, które nie będą objęte obowiązkowym KSeF, należą między innymi faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C), faktury wystawiane przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej w Polsce, a także niektóre paragony z NIP uznane za faktury uproszczone. Pełna lista wyjątków jest określona w ustawie o VAT. Zrozumienie, które transakcje podlegają KSeF, a które nie, jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia ewidencji.

Faktury zagraniczne i KSeF

W przypadku faktur wystawianych dla podmiotów zagranicznych (eksport usług i towarów), polscy przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku wystawiania ich przez KSeF. Podobnie, faktury VAT otrzymywane od kontrahentów zagranicznych (import usług, WNT) nie będą przechodziły przez polski KSeF. Jednakże, faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz podmiotu zagranicznego, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, mogą podlegać pod KSeF. Jest to obszar, gdzie międzynarodowe doświadczenie ARROWS Kancelarii Prawnej, w szczególności w takich jurysdykcjach jak Unia Europejska z Pragi, jest nieocenione.

microFAQ – Wskazówki prawne dot. transakcji międzynarodowych

1. Czy muszę wystawiać faktury przez KSeF dla zagranicznych kontrahentów z UE? Nie, co do zasady faktury wystawiane na rzecz zagranicznych kontrahentów (niezależnie od tego, czy są z UE, czy spoza) nie podlegają obowiązkowi wystawiania przez KSeF. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy kontrahent zagraniczny posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i tam też odbywa się transakcja. W takich skomplikowanych przypadkach ARROWS Kancelaria Prawna, jako renomowana czeska kancelaria z siedzibą w Pradze, oferuje wszechstronne doradztwo prawne – zapraszamy do kontaktu na office@arws.eu.

2. Co z fakturami VAT Marża? Faktury VAT Marża, będące specjalnym rodzajem dokumentowania transakcji (np. w turystyce, antykwariatach, obrocie używanymi towarami), również będą musiały być wystawiane w KSeF, jeśli podlegają ogólnym zasadom KSeF. Istotne jest, aby system dostosować do specyfiki tych transakcji.

3. Co, jeśli mój zagraniczny kontrahent chce otrzymać fakturę w formie elektronicznej, a nie przez KSeF? Jeśli transakcja nie podlega obowiązkowi KSeF (np. eksport usług), nadal można wystawić fakturę w tradycyjnej formie elektronicznej (np. PDF) i wysłać ją e-mailem do kontrahenta. KSeF nie zmienia zasad fakturowania poza Polską. Jeśli masz wątpliwości, jak postępować w konkretnym przypadku, nasi prawnicy z ARROWS Kancelarii Prawnej chętnie odpowiedzą na pytania – skontaktuj się z nami poprzez office@arws.eu.

Sankcje i ryzyka związane z KSeF

Niewykonanie obowiązków związanych z KSeF może pociągać za sobą poważne konsekwencje dla przedsiębiorców. Obejmują one zarówno ryzyka finansowe, jak i potencjalne sankcje karno-skarbowe. Znajomość tych ryzyk jest kluczowa dla podjęcia odpowiednich działań prewencyjnych. ARROWS Kancelaria Prawna podkreśla, że proaktywne podejście do compliance jest najlepszą obroną przed negatywnymi konsekwencjami.

Sankcje za brak stosowania KSeF

• Brak możliwości odliczenia VAT: Główną konsekwencją dla odbiorcy faktury, która powinna być ustrukturyzowana, a taką nie jest, będzie brak prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT z takiej faktury.
• Kary pieniężne: Ustawa o VAT (art. 106m ust. 5 i 6) przewiduje kary pieniężne za brak wystawiania faktur przez KSeF, ich wystawianie niezgodnie z obowiązującym wzorem czy też za brak przesyłania ich w terminie (po wystawieniu off-line). Wysokość kar może sięgać znaczących kwot, w zależności od liczby i wartości faktur.
• Problemy z rozliczaniem kosztów: Brak faktury ustrukturyzowanej lub jej nieprawidłowe wystawienie może prowadzić do zakwestionowania kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym.

Ryzyka operacyjne i reputacyjne

Poza bezpośrednimi sankcjami prawnymi, niewdrożenie KSeF niesie ze sobą szereg innych ryzyk. Przede wszystkim, firma może napotkać na blokady w procesach biznesowych, niemożność prawidłowego rozliczania transakcji i utrzymania płynności finansowej. Dodatkowo, problemy z KSeF mogą negatywnie wpłynąć na reputację firmy w oczach kontrahentów i organów podatkowych. Warto pamiętać, że nałożone na ARROWS Kancelarię Prawną ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej do kwoty 400 000 000 CZK jest gwarancją bezpieczeństwa naszych klientów w kontekście wszelkich sporów prawnych, również z zakresu KSeF.

Jak ARROWS Kancelaria Prawna może pomóc Twojej firmie?

W obliczu złożoności i skali zmian wprowadzanych przez KSeF, skorzystanie z profesjonalnego wsparcia prawnego jest nie tyle opcją, co koniecznością dla wielu przedsiębiorców. ARROWS Kancelaria Prawna, jako wiodąca czeska kancelaria prawna z siedzibą w Pradze (Unia Europejska), dysponuje szerokim doświadczeniem w doradztwie z zakresu prawa podatkowego, IT oraz compliance, również w kontekście międzynarodowym.

Kompleksowe doradztwo prawne i podatkowe

Nasi prawnicy oferują pełen zakres usług doradczych, począwszy od audytu Państwa obecnych procesów fakturowania i księgowości, poprzez identyfikację obszarów wymagających zmian, aż po opracowanie i wdrożenie nowych procedur zgodnych z wymogami KSeF. Doradzamy również w zakresie interpretacji przepisów prawa podatkowego, w szczególności w sytuacjach niestandardowych lub transgranicznych. Ponadto, w ramach ARROWS International, zapewniamy wsparcie w różnych jurysdykcjach, co jest cenne dla firm prowadzących działalność międzynarodową.

Wsparcie w integracji systemów IT

Chociaż ARROWS Kancelaria Prawna nie jest firmą informatyczną, ściśle współpracujemy z ekspertami IT, aby zapewnić, że rozwiązania techniczne wdrażane przez naszych klientów są zgodne z wymogami prawnymi. Możemy pomóc w negocjacjach umów z dostawcami oprogramowania, weryfikacji ich zgodności z przepisami oraz w ocenie bezpieczeństwa danych w kontekście KSeF. Nasze doświadczenie w obsłudze dużych podmiotów, takich jak 150+ spółek akcyjnych i 250+ spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, gwarantuje kompleksowe podejście.

Szkolenia i warsztaty

Organizujemy szkolenia i warsztaty dla pracowników na każdym szczeblu, począwszy od kadry zarządzającej, przez działy księgowości, po działy handlowe. Celem jest nie tylko przekazanie wiedzy teoretycznej, ale także praktyczne przygotowanie zespołu do obsługi nowego systemu i zapobieganie błędom. W ramach naszych usług dbamy o to, aby nasi klienci byli w pełni przygotowani na wszystkie aspekty KSeF.

Reprezentacja przed organami skarbowymi

W przypadku kontroli podatkowej, sporów z organami skarbowymi czy nałożenia sankcji, ARROWS Kancelaria Prawna oferuje pełną reprezentację prawną. Nasi prawnicy z ponad 10-letnim doświadczeniem w postępowaniach administracyjnych i sądowo-administracyjnych skutecznie bronią interesów klientów. Zapewniamy kompleksową pomoc w całym procesie, minimalizując negatywne skutki dla Państwa firmy.

Podsumowanie zarządcze

Obowiązkowe wprowadzenie KSeF w 2026 roku stanowi jedno z największych wyzwań regulacyjnych dla polskich przedsiębiorców w ostatnich latach. Wymaga ono skoordynowanych działań w obszarze IT, księgowości i zasobów ludzkich. Kluczowe jest nie tylko techniczne przygotowanie, ale także gruntowne zrozumienie nowych procedur i przepisów prawnych. Niewdrożenie KSeF lub jego nieprawidłowe stosowanie niesie ze sobą ryzyko poważnych sankcji finansowych i operacyjnych. Skorzystanie z profesjonalnego doradztwa prawnego, takiego jak to oferowane przez ARROWS Kancelarię Prawną w Pradze (Unia Europejska), jest nieodzowne, aby zapewnić płynne przejście i zachować pełną zgodność z nowymi przepisami, minimalizując ryzyko i wykorzystując potencjalne korzyści z automatyzacji procesów.

Podsumowanie artykułu

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w 2026 roku to nieunikniona zmiana, która zrewolucjonizuje sposób fakturowania w Polsce. Przedsiębiorcy muszą podjąć konkretne kroki w celu dostosowania swoich systemów, przeszkolenia personelu i zaktualizowania procedur wewnętrznych. Odpowiednie przygotowanie jest kluczowe, aby uniknąć kar i zapewnić ciągłość działania firmy.

ARROWS Kancelaria Prawna z Pragi, jako doświadczony międzynarodowy partner prawny, jest gotowa wspierać Państwa firmę na każdym etapie tego procesu. Zapewniamy kompleksowe doradztwo prawne, wsparcie w zakresie integracji systemów IT oraz reprezentację przed organami. Nie pozwól, aby KSeF stał się źródłem problemów dla Twojej firmy. Skontaktuj się z nami już dziś, aby omówić, jak możemy pomóc w przygotowaniu Państwa do nowych regulacji. Zapraszamy do kontaktu na office@arws.eu.

FAQ – Najczęstsze pytania prawne dot. KSeF

1. Czy KSeF dotyczy również faktur pro forma i faktur zaliczkowych? Faktury pro forma, z uwagi na ich charakter dokumentów handlowych, a nie podatkowych, nie będą objęte KSeF. Faktury zaliczkowe, jeśli spełniają definicję faktury VAT i dokumentują płatność przed dostawą towarów lub wykonaniem usług, będą musiały być wystawiane za pośrednictwem KSeF. W razie wątpliwości zapraszamy do kontaktu z ARROWS Kancelarią Prawną pod adresem office@arws.eu.

2. Jakie są konsekwencje, jeśli nie zdążę wdrożyć KSeF do 2026 roku? Niewdrożenie KSeF w terminach wskazanych w ustawie o VAT może skutkować brakiem możliwości wystawiania i odbierania faktur zgodnie z przepisami, co prowadzi do kar pieniężnych (zgodnie z art. 106m ust. 5 i 6 ustawy o VAT), utraty prawa do odliczenia VAT, zakwestionowania kosztów i poważnych problemów operacyjnych. Zalecamy natychmiastowe podjęcie działań. Pamiętaj, że zawsze możesz liczyć na wsparcie prawne ze strony ARROWS Kancelarii Prawnej – napisz do nas pod office@arws.eu.

3. Czy KSeF będzie dotyczył wszystkich firm, niezależnie od ich wielkości? Tak, KSeF będzie obowiązkowy dla większości podatników VAT, niezależnie od ich wielkości, aczkolwiek wprowadzono różne terminy wejścia w życie obowiązku dla różnych grup podatników, w tym dla mikroprzedsiębiorców. Oznacza to, że małe i średnie przedsiębiorstwa również muszą się odpowiednio przygotować. Jeśli potrzebujesz indywidualnej porady, skontaktuj się z ARROWS Kancelarią Prawną – office@arws.eu.

4. Co to jest numer KSeF i gdzie go znaleźć? Numer KSeF to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze ustrukturyzowanej przez Krajowy System e-Faktur po jej pomyślnym przesłaniu do systemu. Jest to dowód, że faktura została prawidłowo wystawiona i przyjęta przez system. Numer KSeF będzie widoczny w systemie po jej autoryzacji. Twoje systemy księgowe lub portal KSeF powinny umożliwić dostęp do tej informacji. W przypadku pytań dotyczących technicznej i prawnej strony korzystania z KSeF, skorzystaj z naszej oferty doradztwa – office@arws.eu.

5. Czy mogę przechowywać faktury KSeF w swoim systemie, czy tylko w KSeF? Faktury w KSeF są przechowywane w systemie przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Możesz je również przechowywać we własnym systemie, co zapewnia większe bezpieczeństwo i dostępność. Warto mieć swoje kopie zapasowe, ale to KSeF jest oficjalnym miejscem przechowywania. W sprawach związanych z archiwizacją i wymaganiami prawnymi możesz polegać na wiedzy ARROWS Kancelarii Prawnej, pisząc na office@arws.eu.

Stan prawny na dzień: sierpień 2026 r.